トラブルを解決するのに、内容証明を送るのが効果的、と聞いたことがある方もいらっしゃるかもしれません。
ただ、内容証明とはどんなもので、どういった効力があるのかまで把握している方は少ないのではないでしょうか。
今回は、内容証明とはどんなものか、内容証明を送ることが有効なケースと実際の送り方までご紹介いたします。
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内容証明とは？
内容証明とは、「差し出した日付、宛先の住所氏名、書かれた内容、差出人の住所氏名」を郵便局が証明してくれる郵便物のことです。
郵便局から、誰でも送ることができます。
あくまでも「こういう内容のものをいつ誰に送りました」ということを証明するだけのものです。
しかし、内容証明は法的手段に出る前段階に使われることも多く、受け取る側はかなりの心理的圧迫を感じます。
また、普通の郵便物だと、「その手紙は届いていない」ですとか「手紙は読んだが内容が違う」などと反論される可能性もありますが、内容証明は届いた事実と、書いてある文面も郵便局が証明してくれます。
「言った言わない」のような水掛け論になることを防ぐ効力があるのです。
さらに、一般書留で送られてくるため、受け取りの場合はサインを、受け取り拒否の場合はそのサインをする必要があるので、宛先に届いたどうかがわからないということはありません。
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内容証明が利用されるよくある事例
内容証明を送るよくあるケースとしては、まず家賃の滞納があった場合が挙げられます。
家賃の滞納があった場合、管理会社や大家さんは、まず話し合いでの解決を目指すことが普通です。
ただ、電話をしてもつながらない、郵便物を送付しても反応がない、などの状態が続いた場合、内容証明の送付をする場合もあります。
上に挙げたように、受け取りの際にサインをもらうので、郵便物が届いたかどうか確実になります。
また、隣人トラブルで内容証明を送る場合も考えられます。
隣人の発する騒音に対して何度も口頭で苦情を申し入れても、「そんな苦情は聞いていない」などといわれてしまう場合です。
内容証明であればどんな内容の書面を送ったかがはっきりしますので、「苦情は聞いていない」という言い逃れを防ぐ効果があります。
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内容証明の書き方と送り方
まず、内容証明は事実に基づいて書くことが重要です。
そして、誇張や虚偽の記載は避けましょう。
次に、内容証明は相手に対して敬意を持って書くことが必要です。
暴言や脅迫などの不適切な表現は使わないでください。
また、内容証明は簡潔かつ具体的に書くことが望ましいです。
長すぎると読みづらくなりますし、曖昧な表現は誤解を招きます。
内容証明は自分で書くこともできますが、専門家に依頼することも可能です。
法律事務所や司法書士事務所などが内容証明の作成サービスを提供しています。
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まとめ
内容証明とは、「いつ誰が誰に、どういう文面を送ったか」を郵便局が証明してくれる一般書留のことです。
法的手段を取る前の段階に用いられることも多く、家賃滞納や隣人トラブルの際に送られることもあります。
内容証明を送る場合は、同じ文面を3部用意し、郵便局に依頼しましょう。
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青い空鶴巻不動産部 メディア 担当ライター
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